Otte gode råd: Sådan skaber du en aktiv og effektiv bestyrelse

Foto: Shutterstock

Bidrager den professionelle bestyrelse aktivt og effektivt i virksomhedens strategiske arbejde, kan den blive en central del i opskriften på succes. Derfor får du her otte gode råd til, hvordan en bestyrelse skaber mest værdi for din virksomhed.

Har min virksomhed overhovedet brug for en professionel bestyrelse?

For langt hovedparten af virksomheder er svaret JA. Men bestyrelsen kan have forskellig størrelse afhængig af virksomheden. Og for den helt lille virksomhed kan bestyrelsen blot være en erfaren erhvervsmand at kunne sparre med.

En bestyrelse komplementerer direktøren og er en mulighed for at prøve tanker og ideer af på erfarne kræfter.

1
Find de rette profiler

Når den professionelle bestyrelse skal sammensættes, bør rekrutteringsprocessens udgangspunkt være at finde de rette kompetencer. Det handler om at skabe en bestyrelsen, hvor medlemmernes kompetencer komplementerer hinanden.

Typisk har virksomheder brug for at få afdækket kompetencer inden for økonomi, jura, salg, eksport, IT, produktionsteknik og logistik. Hvilke kompetencer, der skal tilknyttes den enkelte virksomhed, afhænger af virksomhedens karakteristika.

Det er afgørende, at en bestyrelse kan samarbejde. Og derfor bør man ved etablering af bestyrelsen nøje vurdere de personprofiler, der er i spil. Du kan finde en liste over gode steder at starte rekrutteringsprocessen nederst i artiklen.

2
Lav et sæt spilleregler

Klare aftaler mellem bestyrelsen og ledelsen er med til at sikre et godt samarbejde. Med spillereglerne afstemmes forventninger, og bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder fastlægges.

Spillereglerne nedfældes ofte i det, der kaldes ’forretningsorden for bestyrelsen’. Her fastsættes de retningslinjer, som bestyrelsen arbejder efter, og den måde, bestyrelsen organiserer sig på.

Udover spillereglerne internt i bestyrelsen er det vigtigt, at der udarbejdes en arbejdsdeling mellem bestyrelsen og den daglige ledelse. Mange gange formaliseres dette i en ’direktionsinstruks’.

Den væsentligste opgave for bestyrelsen er udvikling af virksomheden via etablering af en strategi for virksomheden og dens udvikling – samt opfølgning herpå. Direktørens opgave er den daglige ledelse af virksomheden og eksekvering af strategien efter de retningslinjer, der er beskrevet i direktionsinstruksen.

3
Skab en god opfølgningskultur

Med en forretningsorden for bestyrelsen og en direktionsinstruks på plads er de formelle rammer for arbejdet i både bestyrelsen og direktionen fastlagt.

En væsentlig opgave består nu i, også i praksis, at efterleve de spilleregler der er sat op. Til dette formål er etablering af faste procedurer og processer vigtigt; fx mødestruktur, rapportering på aftalte KPI’er og faste strategiseminarer.

I praksis viser det sig, at dette lidt lavpraktiske fokus på bestyrelsesarbejdet i mange mindre virksomheder er vanskeligt. Men uden konsekvent fokus på strategi og eksekvering har bestyrelsen ikke mulighed for at skabe merværdi.

4
Sikr kompetenceflow med løbende udskiftning

Virksomheders behov for kompetencer i bestyrelsen vil ændre sig i takt med, at virksomheden udvikler sig over tid. En virksomhed, der eksempelvis går med eksportdrømme, kan med fordel udpege et bestyrelsesmedlem, der har erfaring med salg til udenlandske markeder. En kompetence, der måske ikke tidligere har været behov for.

Bestyrelsen bør derfor med mellemrum, typisk hvert eller hvert andet år, vurdere om de nødvendige kompetencer er til stede i forhold til at udvikle og eksekvere virksomhedens strategi. Denne drøftelse vil med fordel kunne være en del af det årlige bestyrelsesseminar, hvor man arbejder med virksomhedens strategi.

5
Brug struktur som nøglen til succes

Mange, specielt mindre virksomheder, mangler struktur i arbejdet, hvilket betyder, at man får for lidt værdi ud af bestyrelsesarbejdet.

Et eksempel kunne være en entreprenørvirksomhed, der i udgangspunktet ikke efterkalkulerer de opgaver, der udføres. Derved har man ikke har overblik over, hvilken type opgaver man tjener penge på.

Uden dette overblik er det vanskeligt for en bestyrelse at arbejde og træffe beslutninger. Derfor er det væsentligt at skabe en struktur i virksomheden, der sikrer, at bestyrelsen har de informationer, der gør det muligt at lægge den rette strategi og følge op på den.

6
Giv opgaven videre

Når man har etableret en professionel bestyrelse med de rigtige kompetencer, er det vigtigt, at disse udnyttes. Bestyrelsens forretningsorden beskriver den overordnede arbejdsdeling i bestyrelsen.

Det kan give god værdi, at et bestyrelsesmedlem med specialviden på et givent område inddrages af direktionen eller virksomhedens organisation. For den virksomhed, der vil gå på eksportmarkedet, kan det give værdi at lade et bestyrelsesmedlem kontakte sine forretningsforbindelser i udlandet for at indhente informationer.

Kort sagt: Inddrag de kompetencer, bestyrelsen har. Også uden for bestyrelseslokalet.

7
Inddrag bestyrelsen som vejviser i krisetider

Typisk klarer virksomheder med en professionel bestyrelse sig bedre igennem en krise. Man har allerede på forhånd sat et niveau for risiko og likviditetsberedskab, der gør, at man står stærkere end virksomheder, der ikke har en bestyrelse.

Bestyrelsen vil også i en krisetid besidde en række kompetencer, der kan bringes i spil for at manøvrere virksomheden ud af krisen.